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图:nile

刚开始工作的时候,我发现leader能做的一件事,我拼尽全力也能做到,那是不是意味着,我的能力也还不错呢?我暗自窃喜。

后来才有所感悟
真正厉害的不是完成一件困难的事,而是同时在N件困难的事情间游刃有余。

他半开玩笑地跟我们说:他的ToDoList上从来没少于三十件事,却能有条不紊地处理好每一个难题。那一刻,领导的光芒是如此地耀眼。

咳咳……

后来慢慢了解到时间管理,对于职场人士的重要。

这几乎是校招新人培训的必修科目之一,而且实际应用中,能做好的人并不多。大部分人需要试验几个月,甚至半年,才能逐渐找到自己的节奏。
所以这个话题,还是值得一说的。

关于时间管理,我了解的知识也是纷杂错乱,不成体系。自己梳理了好久,从一堆线头中,列出了以下十点,可能不尽完善,但希望对你有帮助。

01.做好时间日志

我父亲曾经教我,打完一场球赛,去看技术统计,是罚球丢多了还是篮板没保护好,再进行针对优化。产品leader曾经教我,上线一款产品,去看用户数据,是留存的问题还是转化的问题,再进行针对优化。理财达人曾经教我,统计你的月支出,是吃的多了还是吃的多了,再进行针对优化。

关于时间管理的第一步?该怎么做呢?想必已无需多说。

不管用纸笔还是App工具,先记录下自己一周的时间花费,精确到半小时,再挨个分析。
别嫌麻烦,认真的剖析一次,够用数年,性价比极高。

02.列出待办事项清单

工作中,我们常用待办事项清单,有人用ToDoList,有人用锤子便签,而我个人钟爱“奇妙清单”,用了一年,感觉不错。

通过清单,你可以将整天的事都一一列出,按优先级分级排序,然后有条不紊地一项项处理就好。

我们项目组每天上午十点进行十分钟左右的晨会,用便签将一天要做的事情都写下来并标上所需时间,按优先级顺序黏贴在墙上,也算是一种帮助员工管理时间的方法吧。但建议最好还是在自己的“笔记本”上也标记一下,方便随时查漏补缺。

等等,刚刚说的,将要做的事情分级是什么意思?

03.工作分级

我们可以非常粗略地将工作内容分为三类,称为ABC分类法,A类为最重要,必须自己做的。B类为不太重要,可以授权的。C类价值颇微,但份额最大。

如果你已经是个小领导了,除了非你不可的A类工作。B类和C类的工作完全可以“外包”给下属去执行,你只需要建立和下属的反馈机制就可以了(侧面说明下属懂得及时反馈,让领导放心,是多么重要)。

但如果你就是职场新人,没人外包怎么办?
别急!你还可以“外包”给自己,把A类任务放在核心思考区间。把B、C类任务放在支持性思考区间和操作性动作区间。并做好资料的收集管理(如素材库),方便提高下次工作的效率。
(这里提到的各个区间在我的另一篇文章,人生充满套路——《如何成为一个很厉害的人》(一)中有阐述,这里不展开)

04.异步处理工作

世界上的所有事情大致可以分为同步去做和异步去做两种。举例来说,你打电话订酒店,工作人员需要查询他们的管理系统才知道有无空房。这时你有两种选择,一种是不挂电话一直等待,直到工作人员查到结果再告诉你,这就是同步的。另一种是告诉工作人员你的联系方式,就去忙自己的事了,等他查到后再通知你,这就是异步的。

显然,实际工作中异步应该是更有效率的,也就是说绝大部分工作是可以不同步进行的。

我们工作中的典型场景是:微信上有人@你,电脑右上角弹窗频频弹出,N次打断了你的注意力。老板在钉钉上DING了一下你,你赶忙拿起手机回复。有同事到你座位上:“XX,现在方便讨论下事么?”你想了想,扔下忙到一半的工作,和他一同去了会议室。

任务转化中提到,从任务A转换到任务B时,执行任务B的绩效明显比单独执行B的绩效差。这种差异来自于“转换损耗”,损耗的原因是:对任务A的认知惯性和对B进行认知要重构需花费的重启时间。

这种频繁切换注意力的场景,绝对是低效且费精力的。

这里有一个小tips:
关闭所有IM(微信、QQ、泡泡等)的弹窗提示和提示音。
你会发现世界重返宁静,进入沉浸状态后,可能一两小时才会瞄一眼手机。

如果你是项目里的关键先生,人人都有事找你怎么办?看下去。

05.学会说“不”

学会说“不”,不是让你拒绝亲爱的同事们。
而是:保持自己高效率的工作节奏。

之前每次找leader说事情,先是在微信上打好招呼,然后走到他座位上,吧啦吧啦地讲清楚事儿,他总是不紧不慢地调出软件,查看一二。说:“我周几的几点有空,我们约这个时间吧。”然后管自己继续忙。(当然也有噌地一下就站起来,说声我们走,就出发的情况。还是看事情的重要紧急程度)

学会说不,能够帮助你以最优的方式调整你的时间块,复杂任务和简单任务分开,像华容道一样,区块分明。

06.设定不被打扰时间

有位我很敬佩的同事,每天下午都有几小时神秘失踪……到底是道德的沦丧,还是人性的……哈,不闹了。

后来经我多方探寻,在公司咖啡厅找到了他。
我问:你干嘛躲到这来?他答道:我需要一整块的时间来处理较复杂的工作,
写写文档,做做规划什么的,在工位上几分钟就有人来找,沉不下心。
我又问:那你不怕错过重要的事么?他笑道:特别紧急的事,他们会微信找我的,实在找不到,还会打电话。怕什么?至于那些不太重要的事情,我收到后,晚上统一处理就是了。说罢,他拿起勺子,舀了一勺提拉米苏,满足地放到嘴里。

我们每个人或多或少都有这样的核心任务,这时,留出不被打扰的整块时间来处理,就很重要。

07.工作记录和总结

写文档很重要的一点是,能辅助思考。原本你只有模模糊糊的概念,随着一份文档的完成,细节之处也愈发清晰。

说起工作中的记录和总结,是花一份时间,获得数十倍回报的好事情,要多做。

记录和总结,会促使你更加全面系统地俯瞰你完成的工作,把这部分本事真实地长在自己身上。不论是汇报也好,宣讲也好,面试也好,都能应对自如。

特别是,对于刚入职的新人,记录每天的工作并获得反馈十分有必要。
我就在刚入职时写过日报,每天绞尽脑汁地想今天做了什么?写什么,抄送给部门同事才显得不Low。倒逼我每天都跟着魔一样做尽可能多的事。

过程痛苦至极,白头发都长出了好几根,但是三个月下来,效果喜人。

08.三大杀手:会议、电子邮件、电话

会议、电子邮件、电话被称为工作的三大时间杀手。不要因为它们,浪费了自己过多的时间和精力。

比如会议,按我目前偏激的理解是:能不开就不开,尽可能减少不必要的会议。但如果像需求评审会,项目回顾会,周会这种非开不可的,就提前做好充足的准备,邮件与会人员,列清楚12345的议题。在会议时充分交流信息,解决问题,而不要“妄想”一个自己琢磨不明白的难题,在会上大伙儿能突发奇想,噌的一下冒出优雅的解法。

再说电子邮件,通常是一些重要不紧急的事情。目前人们达成共识的是:要在统一的碎片时间完成这部分工作。
常和我沟通的几位大牛朋友,都选择边缘时间来完成邮件回复,如上午刚开始工作时(还未完全进入工作状态),中午吃饭时,晚上睡觉前等。

电话是一种同步进行的沟通方式,这意味着这段时间你只能全神贯注地做一件事,效率着实不高。而且很多时候,电话里的事情并没有那么紧急,既然微信和邮件就能说清楚。那为什么要用这种占满自己资源的沟通方式呢?
我认为只有两种情况适合打电话,一是遇到一件重要紧急的事,十万火急。二是你的对象enjoy这种沟通方式,并且是爸爸。

09.关于工具

时间管理的工具和方法非常多。GTD,To Do
List,番茄工作法,18分钟工作法,ABC分类法等。而你发现,很难说得清楚这些方法孰优孰劣。有些工具,如GTD,能帮助你更全面地管理时间,但学习成本也相对高昂。简单的工具如纸和笔,便于记录但自动化程度也低。

选择工具完全取决于个人偏好。如果你刚开始尝试时间管理,就选一个坚持做,养成良好习惯,一段时间下来,效果显著。

远比你东瞧瞧,西看看,每个方法都浅尝辄止来得好。记住,无意义的纠结是最浪费时间的。(来自一个踩过坑的小司机)

10.精力管理

很多人只听说过时间管理,没了解过精力管理。

不会精力管理的人,上班时精神抖擞,下班回家就萎在那了,动也不想动,一晚上的时间都浪费了,时间再多也不够造的。

关于这点,我也只是在学习中,还有很多习惯值得好好培养。
有几点小建议
作息规律(这是源头)
饮食适量(吃多了容易犯困)
每天抽时间运动(运动完洗个澡效率特高)
高效情感交流(常和亲人聚聚,和朋友一起吐吐槽,排解压力)
友情提醒:少玩阴阳师,守望先锋,炉石传说,皇室战争(微笑)


说了这么多,年末了,其实Deadline才是最好的生产力。
哈哈哈加油吧!

admin 阴阳师 , ,

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